Aufbewahrungsfristen für Privatleute: Was wie lange aufheben?

Kurz gesagt

Privatleute haben nur wenige echte Aufbewahrungspflichten. Die wichtigste: Rechnungen für Arbeiten an Haus, Wohnung oder Grundstück müssen zwei Jahre aufgehoben werden (§ 14b UStG). Alles andere ist Empfehlung – Kaufbelege solange die Gewährleistung läuft, Verträge bis rund drei Jahre nach Vertragsende, Urkunden dauerhaft im Original.

Übersicht: Wie lange welche Unterlage?

  • Rechnungen für Arbeiten an Haus, Wohnung oder Grundstück

    Pflicht

    2 Jahre

    § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG. Gilt für Handwerker-, Reinigungs- oder Gartenarbeiten rund um ein Grundstück. Die Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

  • Belege für die Steuererklärung

    Empfehlung

    Mindestens bis der Steuerbescheid bestandskräftig ist

    Seit dem Steuerjahr 2017 müssen die meisten Belege nicht mehr eingereicht werden. Das Finanzamt kann sie aber anfordern – daher griffbereit halten.

  • Kassenbons und Rechnungen für Einkäufe

    Empfehlung

    Solange Gewährleistung oder Garantie laufen – bei neuen Waren meist 2 Jahre

    Gewährleistung nach § 438 BGB. Der Beleg dient als Kaufnachweis gegenüber Händler oder Hersteller.

  • Verträge (Miete, Versicherungen, Handy, Strom)

    Empfehlung

    Solange der Vertrag läuft, danach noch rund 3 Jahre

    Regelmäßige Verjährungsfrist von 3 Jahren ab Ende des Jahres, in dem ein Anspruch entstanden ist (§§ 195, 199 BGB).

  • Lohnabrechnungen und Unterlagen zur Rentenversicherung

    Empfehlung

    Bis zum Rentenbescheid

    Keine Pflicht, aber hilfreich, falls im Versicherungsverlauf Zeiten fehlen.

  • Urkunden, Zeugnisse, notarielle Dokumente

    Empfehlung

    Dauerhaft – im Original

    Geburts- und Heiratsurkunden, Zeugnisse oder Grundbuchauszüge lassen sich oft nur schwer ersetzen. Eine digitale Kopie ist praktisch, ersetzt das Original aber nicht.

Handwerkerrechnungen: doppelt wichtig

Rechnungen für Handwerker im eigenen Haushalt sind nicht nur zwei Jahre aufzuheben, sie sparen auch Steuern: 20 Prozent der Arbeitskosten – nicht des Materials – lassen sich von der Einkommensteuer abziehen, bis zu 1.200 Euro im Jahr (§ 35a EStG). Voraussetzung sind eine Rechnung und die Zahlung per Überweisung, nicht bar.

Papierfrei legt solche Rechnungen automatisch im Ordner „Handwerker“ ab. Bei der Steuererklärung hast du sie dann beisammen.

Für Selbstständige und Firmen gelten andere Regeln

Wer ein Gewerbe betreibt oder freiberuflich arbeitet, muss geschäftliche Unterlagen deutlich länger aufbewahren – Buchungsbelege in der Regel 8 Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre (§ 147 AO) – und dabei die GoBD einhalten. Papierfrei ist dafür nicht ausgelegt; es ist ein Archiv für private Unterlagen.

Digital aufbewahren – aber richtig

Für die meisten privaten Unterlagen reicht ein gut lesbarer Scan. Ob eine Kopie im Streitfall genügt, hängt allerdings vom Einzelfall ab. Originale von Urkunden und Verträgen mit Unterschrift solltest du deshalb zusätzlich behalten. Und ein digitales Archiv ist nur so gut wie seine Sicherung – wie du sie ohne Cloud hinbekommst, steht unter Warum ohne Cloud.

Diese Übersicht dient der allgemeinen Orientierung und ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Im Zweifel hilft eine Steuerberatung oder ein Lohnsteuerhilfeverein.

Stand: · Fabian Lehmann, Entwickler von Papierfrei

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