Rechnungen und Verträge verwalten – digital und offline
Kurz gesagt
Papierfrei sortiert Rechnungen, Verträge, Steuer- und Handwerkerunterlagen automatisch in feste Ordner, lernt aus deinen Korrekturen und findet jedes Dokument über den erkannten Text wieder. PDFs aus Mail oder Safari legst du über das Teilen-Menü mit zwei Tippern ab – alles bleibt auf dem iPhone.
Die Ordner, die Papierfrei mitbringt
Jedes Dokument landet anhand seines Textes in einem dieser Ordner:
- Kassenzettel – Einkäufe im Laden
- Rechnungen – Strom, Internet, Online-Bestellungen
- Garantien – Geräte und größere Anschaffungen
- Verträge – Miete, Versicherungen, Abos
- Steuer – Bescheinigungen, Bescheide, Nachweise
- Handwerker – Rechnungen rund um Wohnung und Haus
Was nirgends passt, bleibt im Eingang, bis du es verschiebst.
Eigene Ordner, die sich selbst füllen
Du legst einen Ordner an und gibst ihm Erkennungswörter. Ein Ordner „Nebenkosten“ mit den Wörtern „Betriebskosten“ und „Heizkostenabrechnung“ sammelt ab dann alle passenden Dokumente von allein. Verschiebst du ein Dokument von Hand, merkt sich Papierfrei den Absender – das nächste Schreiben von dort landet gleich richtig.
Viele falsch sortierte Dokumente auf einmal? Mit der Mehrfachauswahl verschiebst, teilst oder löschst du sie in einem Schritt.
Rechnungen ablegen, ohne die App zu öffnen
- Teilen-Menü: Die PDF-Rechnung in Mail antippen, „Teilen“, „Papierfrei“ – fertig.
- Siri und Kurzbefehle: „Beleg in Papierfrei sichern“ nimmt eine Datei entgegen. Das lässt sich auch in eigene Kurzbefehle einbauen.
- iPhone-Suche: Dokumente erscheinen in der Spotlight-Suche, auch über Wörter auf dem Beleg. Der Suchindex bleibt auf dem Gerät und lässt sich in der App abschalten.
Mehr zu allen Wegen, wie Dokumente hineinkommen, steht unter Dokumente scannen.
Verträge im Blick behalten
Im Ordner „Verträge“ liegen Mietvertrag, Versicherungspolicen und Handyvertrag an einem Ort. Wer außerdem Laufzeiten und Kündigungsfristen verwalten möchte, kann einen Vertrag aus Papierfrei an ContractLife übergeben, eine eigene App desselben Entwicklers. Die Übergabe geschieht nur, wenn du sie für ein Dokument selbst auslöst.
Was Papierfrei nicht ist
Papierfrei ist ein Archiv für private Unterlagen. Es ersetzt keine Buchhaltungssoftware und ist nicht auf die Anforderungen der GoBD an eine revisionssichere Archivierung ausgelegt. Selbstständige und Firmen sollten für ihre geschäftlichen Belege eine dafür vorgesehene Lösung nutzen. Die erkannten Angaben sind Vorschläge und können Fehler enthalten.
Wie lange du welche Unterlagen aufheben solltest, fasst die Seite Aufbewahrungsfristen zusammen.
Stand: · Fabian Lehmann, Entwickler von Papierfrei
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Die App sortiert Kassenbons, Rechnungen, Verträge und Garantien selbst – und alles bleibt auf deinem Gerät.