Belege für die Steuererklärung sammeln – übers Jahr, am iPhone

Welche Belege lohnt es sich zu sammeln?

Vieles kennt das Finanzamt schon, weil es elektronisch übermittelt wird – etwa die Lohnsteuerbescheinigung oder Beiträge zu vielen Versicherungen. Selbst sammeln solltest du vor allem:

• Ausgaben für den Beruf – Arbeitsmittel wie Laptop oder Fachbücher, Fortbildungen, Bewerbungskosten.
• Handwerker und Hilfe im Haushalt – Rechnungen für Reparaturen, Wartung, Reinigung oder Gartenarbeit, dazu der Überweisungsbeleg.
• Nebenkostenabrechnung – sie weist oft Anteile für Hausmeister, Treppenhausreinigung oder Wartung aus, die wie Handwerker- und Haushaltsleistungen zählen.
• Spenden – Zuwendungsbestätigungen oder, bei kleineren Beträgen, Kontoauszug und Beleg der Organisation.
• Krankheitskosten – Zuzahlungen, Brille, Zahnersatz, Fahrten zur Behandlung, soweit die Krankenkasse sie nicht übernimmt.

Drei Regeln, die Geld bringen

• Handwerker überweisen, nicht bar zahlen. 20 Prozent der Arbeitskosten mindern die Einkommensteuer, bis zu 1.200 Euro im Jahr für Handwerkerleistungen und bis zu 4.000 Euro für haushaltsnahe Dienstleistungen (§ 35a EStG). Voraussetzung sind eine Rechnung und die Zahlung auf das Konto des Empfängers.
• Material und Arbeit getrennt ausweisen lassen. Begünstigt sind nur Arbeits-, Fahrt- und Maschinenkosten, nicht das Material. Steht alles in einer Summe, wird es schwierig.
• Bei kleinen Spenden reicht ein vereinfachter Nachweis. Bis 300 Euro je Spende genügt statt einer Zuwendungsbestätigung der Kontoauszug – bei gemeinnützigen Vereinen zusammen mit einem Beleg, den der Verein dafür ausgibt (§ 50 Abs. 4 EStDV). Scanne beides zusammen ein.

So sammelst du Steuerbelege mit Papierfrei

1. Beleg direkt scannen oder die PDF-Rechnung aus der Mail über das Teilen-Menü an Papierfrei geben.
2. Papierfrei erkennt den Text auf dem Gerät und legt Spenden- und Steuerunterlagen in „Steuern“, Handwerkerrechnungen in „Handwerker“. Jeder Beleg bekommt automatisch sein Jahr als Schlagwort.
3. Für Arbeitsmittel oder Krankheitskosten legst du dir einen eigenen Ordner an, etwa „Arbeit“ mit Erkennungswörtern wie „Fachbuch“ oder „Seminar“ – er füllt sich dann von allein.
4. Zur Steuererklärung filterst du nach dem Jahr. Unter jeder Liste steht die Summe der Beträge, so hast du die Zahlen für das Formular beisammen.
5. Fragt das Finanzamt nach, markierst du die Belege mit der Mehrfachauswahl und teilst sie per Mail – oder gibst sie an deine Steuerberatung weiter.

Die Beträge liest Papierfrei aus dem Beleg. Das sind Vorschläge, die Fehler enthalten können – prüfe sie, bevor du sie in die Steuererklärung überträgst.

Wie lange aufheben?

Belege für die Steuererklärung solltest du mindestens behalten, bis der Steuerbescheid bestandskräftig ist. Für Spenden, deren Zuwendungsbestätigung das Finanzamt nicht angefordert hat, gilt: ein Jahr nach Bekanntgabe des Bescheids (§ 50 Abs. 8 EStDV). Rechnungen für Arbeiten an Haus oder Grundstück musst du ohnehin zwei Jahre aufbewahren. Die ganze Übersicht steht unter Aufbewahrungsfristen.

Diese Seite gibt einen allgemeinen Überblick und ist keine Steuerberatung. Im Zweifel helfen eine Steuerberatung oder ein Lohnsteuerhilfeverein. Selbstständige und Firmen haben eigene, deutlich strengere Pflichten.